Модуль 1. Организация работы с документами.

• Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации. Виды документов, их назначение. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Современные информационные технологии работы с документами. Порядок работы с документами. Схемы документооборота.
• Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации. Типовые сроки исполнения документов. Принципы работы со сроковой картотекой. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Системы электронного документооборота.
• Правила и сроки отправки исходящих документов.

Модуль 2. Организация текущего хранения документов.

• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.

Модуль 3. Организация обработки дел для последующего хранения.

• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Передача дел в архив организации.

Модуль 1. Информационно-коммуникационная поддержка руководителя.

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.

• Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
• Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
• Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
• Подготовка презентаций по указанию руководителя.
• Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя.
• Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
• оставлять план поездки руководителя.
• Как работать в режиме многозадачности или с большим объемом информации.

Организация телефонных переговоров руководителя.

• Ведение базы телефонных контактов руководителя.
• Соединение руководителя с конкретными абонентами.
• Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
• Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
• Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

Организация командировок руководителя.

• Порядок подготовки и проведения командировок.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя.
• Оформлять авансовые отчеты руководителя.
• Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя.
• Обеспечение работы офиса во время отсутствия руководителя.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.

• Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.
• Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.
• Составление сметы расходов.
• Основы написания речей и докладов руководителя.

Модуль 2. Административно-документационная поддержка руководителя.

Организация исполнения решений, контроля исполнения поручений руководителя.

• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.
• Принципы, способы информирования сотрудников.
• Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.
• Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур.

Организация работы с документами в приемной.

• Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
• Учет документов, поступающих на имя руководителя.
• Организация доставки документов исполнителям.
• Создание и ведение базы данных документов руководителя.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Контроль исполнения документов и поручений руководителя.
• Критерии систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.

Модуль 3. Организационно-административная поддержка деятельности руководителя.

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.

• Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
• Организация встреч трудового коллектива с руководством.
• Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Обеспечение руководителя информацией.

• Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
• Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
• Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.

Организация исполнения решений руководителя.

• Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
• Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
• Контроль исполнения решений руководителя.
• Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.

Модуль 1. Организационное обеспечение деятельности организации.

Прием и распределение телефонных звонков. Организация работы с посетителями.

• Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Современные технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи, средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации.
• Ведение учетных регистрационных форм и их использование в работе.
• Основы деловых коммуникаций. Корпоративные стандарты коммуникаций. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации.
• Основы конфликтологии межличностного общения.
• Служебный и речевой этикет. Этика делового общения.
• Правила организации приема посетителей. Организация приемов в офисе.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

• Ведение журнала разъездов работников организации.
• Координация работы курьеров и водителей организации.

Модуль 2. Документационное обеспечение деятельности организации.

Организация работы с документами.

• Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации. Виды документов, их назначение. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Современные информационные технологии работы с документами. Порядок работы с документами. Схемы документооборота.
• Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации. Типовые сроки исполнения документов. Принципы работы со сроковой картотекой. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Системы электронного документооборота.
• Правила и сроки отправки исходящих документов.

Организация текущего хранения документов.

• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.

Организация обработки дел для последующего хранения.

• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Передача дел в архив организации.

Модуль 1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Планирование рабочего дня секретаря.

• Специфика основной деятельности организации.
• Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации.
• Основы тайм-менеджмента — принципы и правила планирования рабочего времени. Самоменеджмент.
• Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях).

Организация телефонных переговоров руководителя.

• Ведение базы телефонных контактов руководителя.
• Соединение руководителя с конкретными абонентами.
• Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
• Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
• Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

Организация командировок руководителя.

• Порядок подготовки и проведения командировок.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя.
• Оформлять авансовые отчеты руководителя.
• Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя.
• Обеспечение работы офиса во время отсутствия руководителя.

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.

• Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.
• Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.
• Составление сметы расходов.
• Основы написания речей и докладов руководителя.

Организация исполнения решений, контроля исполнения поручений руководителя.

• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.
• Принципы, способы информирования сотрудников.
• Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.
• Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур.

Организация и поддерживание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.

• Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.
• Основы эргономики офиса и флористики.
• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений.

Разработка ЛНА, регламентирующих работу секретаря.

• Разработка должностной инструкции секретаря.
• Разработка положения о секретариате.
• Разработка инструкции по делопроизводству.

Организация работы с документами в приемной.

• Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
• Учет документов, поступающих на имя руководителя.
• Организация доставки документов исполнителям.
• Создание и ведение базы данных документов руководителя.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

Составление и оформление управленческой документации.

• Виды документов, их назначение.
• Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего).
• Правила подписания и утверждения документов.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.
• Основы документной лингвистики.

Обеспечение руководителя информацией.

• Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
• Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
• Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.
• Критерии систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.

• Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
• Организация встреч трудового коллектива с руководством.
• Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Модуль 2. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя.

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.

• Внутренняя и внешняя политика организации. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.
• Принципы и методы администрирования.
• Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.
• Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.
• Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.
• Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
• Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.
• Подготовка информационно-аналитических материалов.

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.

• Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
• Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
• Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
• Подготовка презентаций по указанию руководителя.
• Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя.
• Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
• оставлять план поездки руководителя.
• Как работать в режиме многозадачности или с большим объемом информации.

Организация исполнения решений руководителя.

• Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
• Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
• Контроль исполнения решений руководителя.
• Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.