Новый перечень документов со сроками хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»). Сроки хранения документов: новый Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ, ужесточающий санкции за несоблюдение правил хранения и учета документов.

Виды архивов. Законодательное регулирование работы архива. Взаимодействие с государственными архивами. Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.

Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование.

Разработка положения об архиве организации: задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива, организация труда. Нормативы времени на работы в архиве.

Виды документов и их особенности. Классификация и учет документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.

Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.

Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел.

Составление архивных описей, дел постоянного хранения и по личному составу. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Составление паспорта архива организации.

Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные нарушения.

Порядок передачи дел в ведомственный архив. Составление сдаточной описи дел.

Структура, систематизация, составные части номенклатуры дел. Составление введения, оформление итоговой записи. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.

Составление исторической справки к документам.

Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.

Работа с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.

Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.

Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.

Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС.

Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД.

Информационные технологии в архивном хранении. Системы автоматизации работы архивов и электронные архивы.

Термины и определения.

Создание, придание юридической силы, исполнение, оперативное хранение. Экспертиза ценности электронных документов. Методы уничтожения электронных документов.

Описание документов на электронных носителях. Организация учета электронных документов. Обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Обеспечение сохранности документов на электронных носителях.

Виды электронных архивов. Способы и этапы создания электронных архивов. Функциональные составляющие. Управление структурой архива.

Закономерности изменения экономической эффективности при использовании электронных архивов.